Paperless

Dunia digital sekarang telah digandrungi. e-Mail, Facebook, Twitter, Kaskus, YouTube, dan layanan-layanan yang tersedia di Web bisa kita gunakan secara bebas. Apa sih inti dari penggunaan dunia digital seperti itu? Intinya adalah, dunia tanpa kertas. Paperless world.

Tapi, kadang implementasi teknologi digital tersebut kurang begitu meraksuk ke dalam kantor, dan tentu saja sekolah, karena di sana yang lebih dominan adalah kertas, ketimbang penggunaan teknologi digital, meski sudah ada fasilitas dan sarana untuk melakukannya. Seorang murid atau bawahan bisa mengerjakan tugasnya, dan meminta atasannya untuk me-review tugasnya, apakah hendak menerimanya (accept) atau menolaknya (reject) dengan mencorat-coret hal yang dirasa kurang begitu ‘sreg’ dengan pikiran atasan. Cara kerja seperti itu sebenarnya bisa saja berlaku di dalam dunia digital. Dengan terus-menerus melakukan inovasi di sana-sini, para periset kini telah meningkatkan alur kerja seperti itu menjadi alur kerja secara digital, atau digital workflow. Tempat penyimpanan arsip yang menggunakan ruangan yang cukup besar pun kini dapat menjadi diperkecil, mengingat dipindahkannya semua pekerjaan ke dunia digital.

Hmmm, enaknya kalau memang kantor kita menerapkan kantor tanpa kertas… Tapi, apa aja sih keunggulannya? Menurut saya, ini dia kelebihan paperless office ketimbang paper-based office

Hmmm, enaknya kalau memang kantor kita menerapkan kantor tanpa kertas… Tapi, apa aja sih keunggulannya? Menurut saya, ini dia kelebihan paperless office ketimbang paper-based office:

Mudah direvisi. Memperbarui dokumen di atas kertas tidaklah efisien. Kadang, satu saja kesalahan yang ada di dalam dokumen mengharuskan kita untuk mengganti keseluruhan halaman. Wuuuuh. Tapi, dengan dokumen digital, karena bentuknya merupakan sesuatu yang maya (virtual), maka kita bisa mengubah isinya dengan mudah. Seorang atasan dapat mengubah apapun yang ada di dalam tulisan bawahannya, bila dirasa kurang sreg dengan pikirannya, seolah-olah tidak ada perubahan yang telah terjadi di dalam dokumen tersebut.

Kejelasan. Seringnya, dokumen yang kita tulis dengan tangan tidak begitu jelas. Apakah itu 0 atau O. Apakah itu 3 atau B. Apakah itu 4 atau A. Dan lain-lain. Tapi, dengan menggunakan skema paperless-office, hal tersebut bisa dilupakan.

Mudah dibagi: Tulisan tangan atau bahkan dokumen yang dicetak akan sulit untuk dibagi. Kita harus membuat salinan-salinan fisik, baik dengan mencetak ulang atau dengan memfotokopi dan memberikan salinan tersebut kepada orang-orang yang hendak menerima salinan tersebut. Benar-benar membuang-buang uang (untuk proses pencetakan, kertas, tinta, ongkos fotokopi, dan lain-lain), dan tentu saja membuang-buang waktu. Akan lebih mudah bila kita berbagi dokumentasi elektronik. Dokumen sebelum dicetak. Tinggal upload saja dokumen tersebut ke sebuah tempat yang dapat diakses oleh semua orang, atau kirimkan saja e-mail dengan lampiran dokumen tersebut. Dan, semua orang mendapatkan salinannya. Dan, tentu saja, mereka tidak akan merasa kesulitan dalam rangka membaca tulisan tangan kita, karena tulisan elektronik bisa diperbesar dan diperkecil sesuai dengan kebutuhan. Nggak masalah tulisan kayak ‘ceker ayam’ juga, yang pasti, tulisan dalam dunia digital kita haruslah lebih baik.

Well, mungkin itulah yang bisa ditawarkan oleh paperless office. Efisiensi dalam biaya. Efisien dalam waktu. Dan Efisien juga dalam tenaga.

Beberapa contoh digitalisasi dokumen adalah:

mengubah pola dari kebiasaan menulis menggunakan kertas ke mengetik dikomputer

 penggunaan scanner 

 penggunaan kamera digital

 email dapat menggantikan surat/fax/memo untuk penyebaran informasi 

 menggunakan absensi pegawai dengan kartu 

Melihat contoh diatas tentu paperless office memiliki banyak manfaat diantaranya: mengurangi dampak lingkungan dari penggunaan kertas yang berlebihan, bisa hemat biaya, hemat waktu, efisiensi tempat dan meningkatkan produktivitas. 

Manfaat paperless :

efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan filling cabinet ataupun tempat penyimpanan dokumen lainnya, 

efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen yang diperlukan, 

berkurangnya tumpukan kertas yang dapat mengganggu kerapian ruangan sebuah kantor dan mengganggu kenyamanan bekerja, 

menjamin keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh distributor data

mendorong kreativitas bahkan mungkin meningkatkan gairah bekerja karyawan dengan membuat kegiatan paperless office menjadi semenarik jaringan pertemanan “facebook” atau “twitter”.

Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Manusia masih suka yang berbau analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital. Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut:

Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil
hemat biaya.

 Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu.

Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar.ini.

Namun pada realisasinya, penerapan konsep paperless office ini tidaklah mudah untuk bisa dilakukan. Banyak kendala yang dihadapi utamanya dalam merintis penggunaannya dalam suatu organisasi Pemerintah. Beberapa kendala tersebut antara lain :

Kurangnya SDM pengelola teknologi informatika
Terbatasnya jumlah SDM yang bisa mengelola TI karena recruitment belum diarahkan pada penggunaan TI secara global. 

Recruitment pegawai yang kurang professional
Masih terjadi recruitment pegawai yang kurang professional seperti halnya recruitment dari honorer tanpa melalui test sebagaimana test yang diberlakukan pada recruitment pegawai dari umum. Kita ketahui bersama bahwa sebagian dari honorer tersebut berangkat dari bawaan para pejabat yang kualitasnya tidak semua bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karenanya kurang profesionalnya recruitment tersebut mengakibatkan kemampuan yang kurang dalam mempergunakan teknologi informatika.

Kurangnya wacana PNS terhadap teknologi informatika
Selama ini, sosialisasi terhadap penggunaan teknologi informatika masih sangat kurang. Implikasinya, masih banyak PNS yang kurang paham terhadap manfaat dan penggunaan teknologi informatika tersebut. Hal tersebut menyebabkan kurangnya kesadaran PNS dalam memanfaatkan informasi dalam setiap tahap dan setiap proses kerja.

Kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung
Dana yang kurang mengakibatkan penyediaan sarana dan prasarana pendukung diterapkannya teknologi informatika menjadi berjalan alot. 

Budaya kerja yang belum siap menerima perubahan
Budaya dan perilaku kerja yang ada belum bisa menerima perubahan sehingga penerapan TI menjadi lambat. Salah satu penyebabnya adalah bahwa PNS sudah merasa nyaman terhadap kondisi yang ada bahkan sebagian dari mereka merasa khawatir dengan perubahan yang nantinya bisa berdampak negative terhadap karir mereka. 

Kurangnya komitment dari para pimpinan (Kepala Daerah, Kepala Instansi)
Komitment pimpinan dengan integritas tinggi dan progresif memegang peranan penting dalam menumbuhkan semangat dan kesadaran dalam mempergunakan teknologi informatika dalam proses kerja. Karena melalui komitmen yang kuat, seorang pimpinan bisa merekomendasikan penggunaan teknologi informatika dalam organisasi yang dipimpinnya.

Kurangnya control dari masyarakat terhadap kinerja pemerintah
Salah satu bentuk pengawasan terhadap kinerja pemerintah adalah adanya aduan dari masyarakat. Selama ini masyarakat cenderung malas untuk memberikan masukan terhadap pemerintah

Lingkungan kerja yang kurang kondusif.